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Politique de Confidentialité

Chez La Compagnie du Nord-Ouest le respect de la vie privée est une partie importante de notre engagement envers nos clients et nos employés et nous nous engageons à protéger les renseignements personnels que nous recueillons. C’est pourquoi nous avons développé la politique de confidentialité de La Compagnie du Nord-Ouest. Cette politique de confidentialité est une déclaration de principes et de directives en matière des exigences minimales de protection des renseignements personnels par l’ensemble de la famille de La Compagnie du Nord-Ouest (collectivement, « La CNO ») qui comprend Northern, NorthMart, Arrêtcourt, Crescent Multi-Foods, Value Lots, Solo Market, service d’art inuit, Succursale de fourrures, AMDOCS, Sealift Express, North West Telepharmacy Solutions, Pharmacie Northern NorthMart, Tigre Géant, Cost-U-Less, Alaska Commercial Company, AC Value Centers, Island Fresh IGA, Northstar Meats, Pacific Alaska Wholesale, Span Alaska Sales, services financiers Link, services d’impôt Link, We Financial et les sites Web de ces bannières.

En plus de cette politique de confidentialité, La Compagnie du Nord-Ouest a publié des déclarations de confidentialité des employés, des clients et des pharmacies et des brochures de confidentialité pour fournir des informations sommaires aux individus sur la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels qui nous sont fournies. Les « renseignements personnels » auxquels il est fait référence dans la présente politique désignent les renseignements sur une personne identifiable, telles que le nom, l’adresse et la date de naissance et comprennent les renseignements non personnels que nous lions aux renseignements personnels. Dans ce document, lorsque nous faisons référence à des renseignements personnels, nous parlons également des renseignements personnels sur la santé, le cas échéant.

Les « clients et employés » auxquels nous faisons référence dans la présente politique de confidentialité incluent les candidats à un emploi, qu’ils soient ou non embauchés, les employés antérieurs, les demandeurs de crédit en magasin, qu’ils soient ou non approuvés, et toute autre individu qui nous a confié ses renseignements personnels par quelque moyen que ce soit, y compris par le biais de la technologie.

Cette politique de confidentialité ne s’applique pas à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels par des franchisés ou des sociétés avec lesquelles nous entretenons des relations commerciales, le cas échéant, présentement ou à l’avenir, à moins que nous ne recevions des renseignements personnels ou des renseignements non personnels liés à Les renseignements personnels de ces entités, dans un tel cas la présente politique de confidentialité s’appliquera.

Les pratiques que nous avons adoptées reflètent les exigences énoncées dans toutes les lois provinciales et fédérales. Cela comprend la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales, y compris les services pharmaceutiques et les magasins de détail.

est responsable des renseignements personnels qu’elle recueille, qu’elle a en sa possession et qui ont été confiés à ses agents autorisés ou à des prestataires de services tiers;
informera les employés et les clients, dans la mesure du possible, des raisons pour lesquelles nous devons recueillir des renseignements personnels avant la collecte de ces renseignements;
obtiendra le consentement (implicite ou informé) avant ou lorsqu’elle recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels d’un individu. Lorsque la loi ou un contrat l’autorise, les individus peuvent annuler leur consentement en tout temps;
limitera la quantité et le type de renseignements personnels qu’elle recueille. Nous recueillerons des renseignements personnels uniquement aux fins identifiées ou autorisées par la loi;
utilisera ou divulguera des renseignements personnels seulement pour les raisons pour lesquelles ces renseignements nous ont été fournis. Nous les conserverons aussi longtemps qu’ils sont nécessaires pour atteindre ces objectifs;
s’efforcera de maintenir l’exactitude des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle;
protègera les renseignements personnels grâce à des mesures de sauvegarde appropriées à la sensibilité de la dite information;
sera ouverte au sujet des politiques et des pratiques utilisées pour gérer les renseignements personnels;
à la demande d’une personne, informera cette personne des renseignements personnels dont elle dispose ou contrôle, à quoi ils sont destinés, à qui et pourquoi ils ont été divulgués.

1er principe

La Compagnie du Nord-Ouest est responsable des renseignements personnels qui nous sont fournis.

La Compagnie du Nord-Ouest est responsable de tous les renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle. Cela inclut toute information personnelle que nous devons partager avec des tiers afin de fournir des services à nos clients et à nos employés. Nous avons établi des politiques et des procédures visant à préserver la confidentialité de nos clients et de nos employés. Nous avons nommé un responsable de la confidentialité pour superviser les questions de confidentialité pour La Compagnie du Nord-Ouest et ses bannières. Nous avons également informé nos employés de notre politique de confidentialité et de leur rôle dans la protection des droits à la vie privée d’un individu. Si une personne a des questions sur ces pratiques, veuillez communiquer avec notre responsable de la confidentialité.

2e principe

La Compagnie du Nord-Ouest informera les individus des raisons pour lesquelles elle doit recueillir des renseignements personnels avant que les informations ne soient collectées.

Comment nous utilisons et divulguons les renseignements personnels

Nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour fournir des services aux gens. Nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour coordonner les soins ou les services avec d’autres prestataires ou des organismes de services, comme nous l’avons toujours fait antérieurement. Les exemples incluent remplir l’ordonnance d’un client ou parler avec des employeurs antérieurs, ou communiquer avec des institutions financières avec lesquelles des gens font affaire à des fins de clarification.

Nous pouvons utiliser et divulguer des renseignements personnels afin de recevoir le paiement des produits ou des services fournis.

Le personnel de la CNO, en utilisant son jugement professionnel, peut divulguer des renseignements personnels à d’autres fournisseurs de services s’ils sont directement pertinents pour les services rendus.

Nous pouvons communiquer avec des individus pour leur fournir des rappels ou des informations sur les services susceptibles de les intéresser. Nous pouvons également communiquer avec des particuliers au sujet d’ouvertures ou de fermetures de magasins dans leur région.

Nous pouvons utiliser et divulguer des renseignements personnels pour informer les clients des services susceptibles de les intéresser.

Afin de garder les renseignements personnels à jour, les employés de La Compagnie du Nord-Ouest dans l’un de nos sites peuvent discuter avec des personnes des renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers. Ils rappelleront également aux clients et aux employés pourquoi ils ont besoin de certains renseignements personnels et, si nécessaire, demanderont leur consentement pour les recueillir et les utiliser.

Autres raisons pour lesquelles nous pouvons exiger des renseignements personnels

De temps à autre, La Compagnie du Nord-Ouest et ses bannières affiliées peuvent offrir des promotions, des programmes de fidélisation et autres auxquels les clients peuvent vouloir participer. Pour que nos clients puissent profiter de ces services, nous pouvons vous demander certains renseignements personnels. Au moment de la collecte, nous vous informerons de l’objectif spécifique pour lequel les informations sont requises et nous vous offrirons la possibilité de consentir à la collecte, à l’utilisation et/ou à la divulgation de ces renseignements. Si certaines personnes refusent leur consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir le service envisagé.

3e principe

La Compagnie du Nord-Ouest obtiendra le consentement avant ou lorsque nous recueillons, utiliserons ou divulguerons des renseignements personnels. Une personne peut retirer son consentement à tout moment.

Pourquoi notre personnel a-t-il besoin du consentement d’un individu?

En vertu de la loi canadienne sur la protection de la vie privée, nous devons obtenir un consentement exprès (éclairé) pour recueillir, utiliser et divulguer certains renseignements personnels (tels que des renseignements personnels sur la santé). Cela peut inclure des informations que nous avons actuellement enregistrées et que nous avons toujours recueillies, utilisées et divulguées pour fournir des services de pharmacie, de crédit et autres. La loi nous oblige à demander officiellement le consentement pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels ainsi que de documenter le consentement fourni. Cependant, un consentement implicite peut être obtenu dans le cadre de certains accords de service limités conclus entre l’individu et la CNO.

Comment demanderons-nous le consentement d’une personne?

Lors de la première visite dans l’un de nos magasins et de la demande de service, notre personnel fournira une description de la raison pour laquelle des renseignements personnels sont requis et à qui ils doivent les divulguer. Ces personnes peuvent être invitées à confirmer leur consentement et cela sera documenté dans nos dossiers. À l’occasion, des personnes peuvent être invitées à mettre à jour ce consentement pour s’assurer que nos dossiers restent exacts.

Il peut arriver que des clients ou des employés souhaitent que nous partagions des renseignements personnels avec un membre de la famille ou un représentant autorisé ou, alternativement, pour restreindre spécifiquement les personnes avec lesquelles nous pouvons partager les renseignements. Nous nous conformerons à ces demandes spécifiques dès la réception d’un avis écrit fait à l’un de nos représentants du service client ou au responsable de la confidentialité.

Que se passe-t-il si une personne choisit de ne pas donner son consentement ou retire son consentement ultérieurement?

Si un client ou un employé choisit de ne pas nous donner son consentement pour recueillir et utiliser les renseignements personnels, nous serons toujours obligés de nous conformer à toutes les lois fédérales et provinciales qui nous obligent à conserver un registre des services ou des produits que nous avons fournis. Si une personne retire son consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir ou de continuer à fournir certains services ou certains produits.

Exceptions à l’exigence du consentement

La Compagnie du Nord-Ouest ne recueillera, n’utilisera ou ne divulguera des renseignements personnels sans le consentement d’un individu que dans des circonstances limitées, comme le permet la loi.

Il y a toujours eu, et il peut continuer d’y avoir, des cas où nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans le consentement d’un individu. Ces cas sont autorisés en vertu de la loi sur la protection de la vie privée afin de garantir que l’exigence de consentement ne constitue pas un obstacle à la santé et à la sécurité de quiconque.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis sans consentement lorsque la collecte est clairement dans l’intérêt de la personne et que le consentement ne peut pas être obtenu en temps opportun.

Les renseignements personnels et non personnels peuvent être collectés grâce à l’utilisation de technologies telles que la vidéosurveillance dans nos magasins, nos entrepôts et nos bureaux ou par des moyens électroniques, par exemple lorsque des personnes visitent l’un de nos sites de médias sociaux.

Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués sans consentement lorsque leur utilisation ou leur divulgation est nécessaire dans le but d’agir en cas d’urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d’un individu.

La collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements requis par des prestataires de services tiers essentiels à la fourniture des services, ou requises par nos régulateurs, y compris les organismes d’autorégulation, ne nécessitent pas le consentement spécifique des individus. Certains de nos fournisseurs de services sont situés à l’extérieur du Canada. Par conséquent, les renseignements personnels d’un individu peuvent être accessibles aux autorités réglementaires conformément à la loi de ces juridictions.

4e principe

La Compagnie du Nord-Ouest limite la quantité et le type de renseignements personnels que nous recueillons. Nous recueillerons des renseignements personnels uniquement aux fins identifiées ou autorisées par la loi;

Nous limiterons la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis.

5e principe

La Compagnie du Nord-Ouest utilisera ou divulguera les renseignements personnels uniquement pour les raisons pour lesquelles la personne nous les a fournies. Nous les conserverons aussi longtemps qu’ils sont nécessaires pour atteindre ces objectifs;

Afin d’offrir aux clients et aux employés des produits et des services de qualité tout en respectant les lois fédérales et provinciales en vigueur, nous gardons un registre des transactions effectuées avec nos clients et nos employés pendant une certaine période. Nous conserverons les renseignements personnels (y compris les informations transactionnelles) pendant la période requise par diverses lois ou par des organismes d’autorégulation.

Nous ne partagerons pas de renseignements personnels avec des tiers, sauf avec le consentement exprès de nos clients ou de nos employés, par le biais d’un consentement implicite fourni pour conclure un accord ou un contrat avec nous, ou tel que requis par la loi ou les organismes d’autorégulation.

Autres fins

Lorsque nous avons recueilli des renseignements personnels en relation avec un programme de fidélité, un concours, une promotion ou à d’autres fins, nous n’utiliserons ces renseignements personnels qu’à ces fins et à toute autre fin connexe que nous avons divulguée à nos clients et à nos employés et à laquelle nous avons reçu le consentement éclairé ou tacite de cette personne. Nous ne conserverons les renseignements personnels que le temps nécessaire pour fournir ces services à nos clients.

Si nous avons l’intention d’utiliser les renseignements personnels d’un individu à une nouvelle fin, non identifiée précédemment, nous obtiendrons son consentement avant de l’utiliser à cette fin. Lorsque les renseignements personnels ne sont plus requis, ils seront détruits ou dépersonnalisés.

6e principe

La Compagnie du Nord-Ouest s’efforcera de maintenir l’exactitude des renseignements personnels en sa possession ou sous son contrôle.

Afin de fournir à nos clients et à nos employés un service professionnel supérieur, nous devons nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons sont exacts, complets et à jour. De temps à autre, les clients et les particuliers seront invités par nos représentants du service à la clientèle, des ressources humaines ou de la paie, ou notre pharmacien à mettre à jour certains renseignements personnels.

Les gens sont encouragés à nous informer de toute modification de leurs renseignements personnels qui pourrait être pertinente pour les services que nous offrons. À tout moment, les personnes peuvent demander en personne à autoriser l’accès à l’examen de leurs propres renseignements personnels que nous avons en main à leur sujet et, au besoin, les personnes pourront fournir immédiatement des informations mises à jour afin que les renseignements personnels puissent être modifiés et s’assurer qu’ils sont exacts dans notre système.

7e principe

La Compagnie du Nord-Ouest protège les renseignements personnels avec des garanties adaptées à la sensibilité des informations.

Nous protégeons les renseignements personnels en utilisant des installations physiquement sécurisées, des outils et des pratiques de sécurité conformes aux normes de l’industrie et aux politiques et aux pratiques internes clairement définies. Des mesures de sécurité sont en place pour empêcher la perte, l’utilisation abusive et l’altération des informations sous notre contrôle. Pour empêcher l’accès électronique non autorisé aux renseignements personnels, nous conservons les renseignements collectés dans des environnements protégés par mot de passe.

8e principe

La Compagnie du Nord-Ouest sera ouverte sur les procédures utilisées pour gérer les renseignements personnels.

9e principe

Dès la réception de la demande écrite, La Compagnie du Nord-Ouest confirmera l’authenticité du demandeur, indiquera les renseignements personnels que nous avons en notre possession ou sous notre contrôle, à quoi elles sont utilisées, et à qui et pourquoi elles ont été divulguées, le cas échéant.

Chaque personne a le droit d’examiner et d’obtenir une copie de ses renseignements personnels enregistrés avec des exceptions limitées. Ces informations peuvent inclure des demandes de crédit ou d’emploi, des informations sur les transactions, des programmes de fidélité, des dossiers d’ordonnance et de facturation. Pour savoir quels renseignements La Compagnie du Nord-Ouest possède dans ses dossiers, contactez-nous en écrivant à notre responsable de la confidentialité. Dans la plupart des cas, nous répondrons à la demande d’un individu dans les 30 jours suivant la réception de cette demande. La Compagnie du Nord-Ouest se réserve le droit de facturer des frais d’administration pour couvrir le coût de la récupération et de la fourniture de copies des informations personnelles.

Si une personne a des inquiétudes concernant l’accès à ses dossiers ou si elle souhaite modifier les informations, elle est encouragée à en discuter avec notre personnel, qui se fera un plaisir de l’aider le plus possible.

10e principe

Les personnes peuvent contester le respect par La Compagnie du Nord-Ouest de la présente politique de confidentialité.

La Compagnie du Nord-Ouest répondra aux plaintes individuelles et aux questions relatives à la confidentialité. Nous enquêterons et tenterons de résoudre toutes les plaintes.

Pour contester le respect de cette politique, veuillez communiquer toute préoccupation en personne à l’attention de l’un de nos représentants du service à la clientèle, en appelant notre numéro sans frais (1-800-563-0002), ou par écrit au responsable de la protection de la vie privée qui enquêtera les plaintes et répondra à la personne qui fait la demande (ou à son représentant autorisé) en temps opportun et le fera, dans la plupart des cas, dans les 30 jours suivant la réception de la demande.

Si vous pensez que des préoccupations légitimes n’ont pas été traitées de manière satisfaisante, communiquez directement avec le responsable de la confidentialité (voir Coordonnées). Le responsable de la protection de la vie privée s’assurera qu’une enquête complète a été effectuée et rapportera ses conclusions à l’auteur de la plainte dans les 30 jours suivant la réception de la plainte.

Confidentialité et nos employés

Nous avons pris les mesures nécessaires pour nous assurer que nos employés travaillent conformément à cette politique. De plus, les droits à la vie privée de nos employés sont importants pour nous, et nous avons pris des mesures pour protéger les renseignements qu’ils nous fournissent dans l’environnement de travail, notamment:

Limiter les informations recueillies sur les demandes d’emploi et des avantages sociaux aux informations nécessaires à la gestion de leur emploi et de leurs avantages sociaux.
Protéger leurs informations d’emploi.
Leur fournir un accès personnel à leurs dossiers d’emploi, avec des exceptions limitées.
Leur donner l’occasion de contester nos pratiques en matière de confidentialité.

Déclaration de confidentialité de notre site Web

Nos déclarations de confidentialité des clients sont fournies sur le site Web de La Compagnie du Nord-Ouest en tant que résumé de notre politique de confidentialité complète.

Coordonnées

Pour plus d’informations concernant la politique de confidentialité de La Compagnie du Nord-Ouest, veuillez communiquer avec le bureau en chef de la confidentialité au 1-800-563-0002 ou par courriel à PrivacyOffice@northwest.ca. Les demandes d’accès, les demandes de renseignements ou les plaintes doivent être adressées par écrit à:

Bureau de la confidentialité
La Compagnie du Nord-Ouest
7 rue Main
Winnipeg (Manitoba) R3C 1A3

La Compagnie du Nord-Ouest se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité en tout temps sans préavis. N’hésitez pas à visiter le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à https://www.priv.gc.ca/

Énoncé de confidentialité

Le respect de vos renseignements personnels est un élément important de notre engagement envers nos clients. Notre énoncé de confidentialité énumère les pratiques que nous suivons afin que vous sachiez quand et comment nous utilisons vos renseignements personnels.

1. Quand vous achetez ou commandez un produit chez nous, vous nous donnez la permission de recueillir, d’utiliser, de garder et de révéler les renseignements personnels que nous avons déjà à votre sujet ainsi que toute autre renseignement personnel additionnel que vous pouvez nous fournir, mais seulement pour les raisons suivantes:

Pour effectuer nos activités commerciales courantes telles que répondre à vos questions, traiter vos commandes, prendre des mesures de paiement, maintenir votre dossier, etc.
Pour vous envoyer des catalogues, des circulaires et des offres au sujet de nos produits et/ou nos services.
Pour répondre à des exigences légales ou régulatrices.

2. Nous ne fournirons pas vos renseignements personnels à aucune autre entreprise sauf dans les conditions suivantes:

Si nous vendons, louons ou réorganisons une de nos entreprises, nous demanderons au nouveau propriétaire/exploitant d’accepter de traiter vos renseignements personnels de la même façon que nous.
Nous pouvons compiler des données et les fournir à une autre entreprise. Par exemple, un fabricant pourrait demander le nombre de réclamations de garantie déposées au sujet d’un certain produit. Ce faisant, nous nous assurerons que vous ne pouvez pas être identifié.
D’autres entreprises nous demandent si nos clients veulent des renseignements au sujet de leurs produits et/ou de leurs services Si nous croyons que vous êtes peut-être intéressé et si vous nous donnez la permission, nous fournirons votre information à ces entreprises, mais seulement pour qu’elles puissent vous offrir leurs produits et/ou leurs services.
Puisqu’il se peut que nous ne fournissions pas tous les services que nous mettons à votre disposition; si une autre entreprise fournit un service pour nous ou pour vous, nous pouvons lui fournir la partie de vos renseignements personnels dont elle a besoin pour effectuer ce service. Certaines de ces entreprises peuvent être situées à l’extérieur du Canada. En conséquence, vos renseignements personnels peuvent être accessibles aux autorités réglementaires conformément à la loi de ces juridictions.

3. Si vous nous le demandez, nous effacerons une partie ou tous vos renseignements personnels de nos dossiers, à moins qu’il y ait une raison pour laquelle nous devons les garder. Dans un tel cas, nous l’effacerons le plus tôt possible. Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation, à la conservation ou à la divulgation de vos informations personnelles, sauf si vous êtes légalement ou contractuellement empêché de le faire. Toutefois, si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir certains services ou produits.

4. Afin de demander des copies de vos renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers ou pour retirer votre consentement et demander la suppression de vos renseignements personnels de nos dossiers, vous devez faire une telle demande par écrit au responsable de la confidentialité.

Pour de plus amples renseignements sur notre politique de confidentialité, veuillez visiter notre site Web à www.northwest.ca, appeler le 1-800-563-0002 ou nous envoyer un courriel à PrivacyOffice@northwest.ca.

Coordonnées

Les demandes d’accès, de modification, de renseignements ou les plaintes doivent être adressées par écrit à:

Bureau de la confidentialité
La Compagnie du Nord-Ouest
7 rue Main
Winnipeg (Manitoba) R3C 1A3